Implementacija sustava unutarnjih (financijskih) kontrola u praksi

Razvoj sustava PIFC-a je složen proces i nije ga moguće uspostaviti i uspješno implementirati preko noći. U posljednje vrijeme od zemalja kandidatkinja odnosno potencijalnih kandidatkinja za ulazak u EU traži se integrirani pristup razvoja sustava unutarnjih financijskih kontrola u javnom sektoru. To znači da se sustav PIFC-a ne može razvijati izolirano odnosno odvojeno od razvoja u proračunskom sustavu (tzv. PFM Public finance reform) i razvoja u javnoj administraciji (tzv. PAR public administration reform).

To podrazumijeva sagledavanje cjelovite slike koja zahtijeva dobro upravljanje.

Obično su za pojedina područja nadležne različite institucije i organizacijske jedinice. Tako je jedno ministarstvo nadležno za razvoj strateškog planiranja, drugo ministarstvo za razvoj godišnjeg planiranja, za budžetske reforme nadležna je organizacijska jedinica za proračun i trezor u Ministarstvu financija, a Središnja harmonizacijska jedinica koja je također dio Ministarstva financija nadležna je za razvoj PIFC-a.

Za implementaciju ovog sustava u jednoj instituciji važno je imati dovoljan broj zaposlenika. Na državnoj razini (nivou) uglavnom postoji dovoljno vlastitih kapaciteta unutar institucije za provođenje svih potrebnih koraka za uspješnu implementaciju financijskog upravljanja i unutarnjih kontrola.

Na lokalnoj razini kapaciteti su često nedovoljni za cjelovit razvoj sustava unutar institucije pa su manje lokalne jedinice često primorane tražiti pomoć vanjskih stručnjaka i tvrtki koji se bave razvojem ovog područja.

Ono što je zajedničko institucijama na državnom i lokalnom nivou jest nedostatak kvalitetnih IT rješenja koja će povezati sve elemente unutar sustava. Većina institucija uglavnom koristi „primitivne“ alate koji imaju određena ograničenja, kao što su exel tablice, odnosno nedostaje softver (IT alat) koji će moći povezati sve procese s proračunom, organizacijskom jedinicom, a u konačnici i sa strateškim planovima institucije.

Tvrtke koje nude isključivo uvođenje ISO normi i popis poslovnih procesa nisu dovoljne za uspješnu implementaciju financijskog upravljanja i unutarnjih kontrola jer ne mogu osigurati povezivanje poslovnih procesa s proračunom, što je ključno za uspješnu implementaciju FMC-a.

Postoje tvrtke na tržištu koje su razvile i nude softvere i za poslovne procese i povezivanje s proračunom, ali i za strateško planiranje i upravljanje rizicima. U praksi se pokazalo da su najbolje rezultate implementacije FMC-a postigle one institucije koje su aktivno uključile svoje zaposlene u izradu procesa, definiranje rizika i mjera za njihovo minimaliziranje, njihovo povezivanje s financijskim učincima, strateškim ciljevima, ali koje su pored toga, angažirale vanjsku tvrtku radi povezivanja svih elemenata s ranije prikazane slike kroz adekvatno IT rješenje. Navedeno omogućuje upravljačkoj strukturi sveobuhvatan pregled i lako upravljanje svim podacima, njihove izmjene i dopune, a posebno je važno dobiti određene informacije i izvještaje radi donošenja kvalitetnih poslovnih odluka.

Postoje također tvrtke koje na primjeru jedne lokalne jedinice dalje samo prodaju jedan te isti proizvod ostalim lokalnim jedinicama, pri tome ne ulazeći u analizu kako funkcionira pojedina lokalna jedinica i koje specifične probleme ima u upravljanju prihodima, rashodima, imovini i obvezama.

Na ovom tržištu u posljednje vrijeme također su prisutne i komercijalne revizorske tvrtke kojima je osnovna djelatnost obavljanje revizija financijskih izvještaja. Međutim, pokazalo se da također na razvoj ovog sustava gledaju parcijalno, da nemaju razvijene IT alate za sveobuhvatan pristup, a i upitna je njihova neovisnost u obavljanju revizije financijskih izvještaja u onim institucijama ili njihovim društvima gdje su ujedno bili i tvrtka koja je angažirana na uvođenju i razvoju sustava financijskog upravljanja i unutarnjih kontrola.

Zaključno

Niti jedna tvrtka ne može pomoći u uspješnoj implementaciji ovog sustava bez angažiranja svih zaposlenike institucije koji će dati sve potrebne inpute i ukazati na specifične probleme u instituciji. S druge strane, ako institucija zaista želi pametno uložiti novac koji će dati nekoj vanjskoj tvrtki u cilju razvoja ovog sustava onda je preporučljivo angažirati specijalizirane tvrtke koje imaju razvijene (ali i dalje razvijaju) praktične IT alate za strateško planiranje, poslovne procese, upravljanje rizicima te njihovo povezivanje s proračunom.

Ovo je neophodno jer je i intencija Europske komisije da od zemalja kandidatkinja odnosno potencijalnih kandidatkinja traži da svi ovi elementi budu međusobno povezani.