SEVOI Grupa generirala je preko 4.000  izrađenih Izjava o fiskalnoj odgovornosti i preko 3.000 godišnjih izvješća o nepravilnostima.

I ove godine nudimo Vam izradu cjelokupne propisane dokumentacije u sklopu izrade Izjave o fiskalnoj odgovornosti i Godišnjeg izvješća o nepravilnostima. Iste izrađujemo profesionalno, što je jamstvo kvalitete preko 400 zadovoljnih korisnika ove usluge

Pozivamo Vas da nam se obratite, bilo kao odgovorna osoba institucije (što je Vaša zakonska odgovornost), bilo kao voditelj FMC (unutarnje financijske kontrole), osoba za nepravilnost ili voditelj odjela računovodstva, u svim jedinicama lokalne (regionalne) samouprave, korisnicima državnog, županijskog, gradskog ili općinskog proračuna te trgovačkim društvima u vlasništvu Republike Hrvatske ili jedne, odnosno više jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave radi izrade zakonski definirane:

• Izjave o fiskalnoj odgovornosti
• Godišnjeg izvješća o nepravilnostima

Ukoliko niste u mogućnosti učiniti isto iz bilo kojeg razloga, bit će nam zadovoljstvo ponuditi Vam naše usluge:

• Paket Izjava o fiskalnoj odgovornosti + Godišnje izvješće 
• Samo Izjava o fiskalnoj dogovornosti 
• Samo Godišnje izvješće o nepravilnostima 

Po završetku obrade svaki korisnik dobiva gotove dokumente Izjave o fiskalnoj odgovornosti sa pripadajućim prilozima te Godišnje izvješće sa svim pripadajućim dokumentima spremnim za predaju nadležnim institucijama i ministarstvima.

U sklopu izrade Izjave o fiskalnoj odgovornosti trajno dobivate licencu za program bez ikakvih dodatnih troškova održavanja – web aplikaciju.

Zakonski definirani rokovi predaje Izjave o fiskalnoj odgovornosti su:
28.02. i 31.03.

Rok za predaju Godišnjeg izvješća o nepravilnostima za razdoblje od 01.01. do 31.12. je:
do 28.02. za trgovačka društva i
31.03. za druge obveznike.
Izvješće je dužna izraditi i poslati Osoba zadužena za nepravilnosti unutar Vaše organizacije.

Kako su u Zakonu o fiskalnoj odgovornosti (NN 111/18) propisane prekršajne odredbe u vidu financijskih kazni za nedostavljanje i nepotpuno dostavljanje dokumentacije, izbjegnite nepotrebne posljedice.

Budući da je interes za izradu dokumentacije velik, skrećemo Vam pozornost na pravovremenu prijavu za izradu cjelokupne dokumentacije, što potvrđujete ispunjenom i ovjerenom prijavnicom u nastavku.

Slanjem prijavnice dajete privolu društvu Sevoi d.o.o., Oreškovićeva 1a, 10000 Zagreb, OIB: 86157498303, da kao Voditelj obrade osobnih podataka obrađuje Vaše osobne podatke (gore navedene) a sve sukladno Općoj uredbi o zaštiti podataka 2016/679 i Zakonu o provedbi Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka. Svrha obrade osobnih podatka za koju dajete ovu privolu je prijava na školovanje i daljnje informiranje prijavitelja o aktualnim školovanjima, seminarima i aktualnostima. Obradi osobnih podataka možete se u svako doba usprotiviti i opozvati danu privolu. Vezano za opoziv privole, za sva pitanja koja se tiču obrade Vaših osobnih podataka te ostvarivanja prava predviđenih Općom uredbom o zaštiti podataka, možete se obratiti na sljedeće načine:

• pisanim putem na adresu: Sevoi Grupa, Oreškovićeva 1a, 10000 Zagreb
• e-mailom na adresu: podrska@sevoi.eu

SEVOI grupacija nudi jedinstvenu kvalitetu proizvoda i usluga, te je putem svojih Prodajnih predstavnika, osigurala postojećim Klijentima i potencijalnim Kupcima sve potrebne informacije i edukaciju kroz prezentacije u radnom okruženju Klijenta, što omogućava prisutnost i edukaciju većeg broja djelatnika (bez naknade), a time i pružanje odgovora na sva pitanja i nejasnoće na licu mjesta.

Tako je na terenu potreba za proizvodima SEVOI grupacije, zbog svoje specifičnosti, nakon ljeta u porastu, unatoč izvanrednoj situaciji uzrokovane pojavom koronavirusa.

Raditi se treba i u takvoj izvanrednoj situaciji, a Čelne osobe su prepoznale potrebu za ovim jedinstvenim proizvodima SEVOI grupacije, koji im ispunjavaju zakonske obveze, znatno olakšavaju rad, praćenje, upravljanje…

Svaki proizvod SEVOI grupacije prate software-i, koji osim što zadovoljavaju sve zakonske regulative, na jednostavan i lak način omogućavaju korisniku brzu informaciju, što konačno dovodi do zadovoljnog klijenta.

Istaknula bih neke najkorištenije proizvode, koji se od početka njihove zakonske obveze stalno razvijaju, usavršavaju i poboljšavaju:

• Sustav unutarnjih kontrola – Klijenti su prepoznali prednosti pratećeg software-a, koji sadrži popis svih procedura, Strategiju upravljanja rizicima i Registar rizika, a uz to i mogućnost grupiranja svih poslovnih procesa na jednom mjestu (procesi prema ISO standardima), dostupnost uvijek zadnje verzije poslovnih procesa svim djelatnicima, jednostavno korištenje, izmjene i dopune.
• Uspostava i implementacija ISO standarda 9001,14001, 37001 – prateći softwari koji sadrži poslovne procese, Registre rizika, na lak i pregledan način prate se korektivne aktivnosti i ocjenjuje njihov učinak.
• Registar imovine i komunalne infrastrukture software – jedinstven u RH, prepoznali su ga brojni Gradonačelnici i Načelnici kao nezamjenljivi  alat za upravljanje nekretninama, on jednostavno sadrži sve odgovore za Državnu reviziju, sadrži popisane sve jedinice imovina u vlasništvu Gradova i Općina, klasificirane prema zakonski određenim portfeljima i podportfeljima, s prijedlogom procjene imovine, sa Strategijom upravljanja imovinom i na lak način upravljanje istim. Unos podataka u software za Klijenta radi SEVOI grupacija.
• Usklađivanje s GDPR normom – uz prateći software lako se upravlja povjerljivim podacima.
• Izrada Plana razvoja, Strateških planova, Provedbenih programa, Komunikacijske strategije, Komunikacijski akcijski planovi (dokumenti koji prate Plan razvoja) – Specijalizirani smo za izradu svih lokalnih Planova razvoja  i njihovu implementaciju te nam se za izradu istih možete obratiti sa punim povjerenjem.Ono što je za SEVOI grupaciju najvažnije, je da Klijenti prenose svoje zadovoljstvo jedni drugima o proizvodima  i uslugama SEVOI grupacije, te ističu želju zbog dobre komunikacije i dostupnosti informacija i  usluga, pojednostavniti svoj rad odabirom SEVOI grupacije kao svog pratećeg poslovnog partnera.

Odgovor na problematiku rizika, u svrhu zaštite interesa, je upravljanje rizikom.

Upravljanje rizicima definirano je Zakonom o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru kao cjelovit proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika u odnosu na poslovne ciljeve te poduzimanja potrebnih radnji radi smanjenja rizika.

Softver omogućuje implementaciju sustavnog pristupa upravljanju rizicima, razradom metodologije definirane Smjernicama za upravljanje rizicima u poslovanju institucija javnog sektora.

Kroz definiranje prava pristupa korisnika softvera određuju se uloge u koordiniranom procesu upravljanja rizicima.

Registar rizika omogućava softversku potporu u svim fazama procesa upravljanja rizikom. Registar omogućava organizacijama dokumentiranje podataka o identificiranim rizicima, procjeni vjerojatnosti i učinaka istih, o kontrolnim aktivnostima koje se poduzimaju kao odgovori na utvrđene rizike, o odgovornim osobama kao vlasnicima rizika i odgovornim osobama za poduzimanje utvrđenih radnji te planskim rokovima izvršavanja radnji odnosno ažuriranja podataka o utvrđenim ili novonastalim rizicima.

Osnovni elementi Registra rizika su:

• ŠIFRA RIZIKA (povezivanje rizika sa procesom u kojem je nastao, ujedno je i šifra tog procesa)
• TIP RIZIKA (strateški/operativni/koruptivni – određivanje razine rukovodstva koja se primarno bavi kojom kategorijom rizika – aspekt gledanja na upravljanje rizikom)
• NAZIV RIZIKA (naziv prepoznatog i utvrđenog rizika u određenom procesu)
• VLASNIK RIZIKA (funkcija osobe koja je ujedno i vlasnik procesa, a čija je odgovornost prepoznavanja rizika u procesu i njegovog rješavanja)
• VJEROJATNOST (dodjeljivanje pripadajuće vjerojatnosti nastanka rizika, a prema bodovnim parametrima definiran u Strategiji upravljanja rizicima)
• UČINAK (dodjeljivanje odgovarajuće veličine učinka rizika, a prema bodovnim parametrima definiran u Strategiji upravljanja rizicima)
• INDEKS (umnožak vjerojatnosti nastanka rizika i učinka kojeg nastup rizika može prouzročiti – procijenjena veličina rizika)
• MJERE OTKLANJANJA (definirane kontrolne aktivnosti/odgovori za rješavanje utvrđenih rizika)
• ZADUŽENA OSOBA (funkcija osobe odgovorne za poduzimanje mjera otklanjanja/smanjivanja rizika)
• DATUMI MJERENJA RIZIKA (datum 1. mjerenja, datum 2. mjerenja i datum sljedećeg mjerenja rizika – povijest mjerenja rizika)

Obaveza izrade Strategije upravljanja rizicima definirana je člankom 7 Zakona o sustavu unutarnjih kontrola (NN 78/15, 102/19) kao odgovornost odgovorne osobe institucije.

Svrha Strategije je opisati način na koji institucija namjerava implementirati sustavan pristup upravljanju rizicima, razraditi metodologiju procesa upravljanja rizicima prilagođenu specifičnostima institucije te definirati način suradnje s institucijama iz nadležnosti u pogledu koordiniranog pristupa upravljanja rizicima.

Strategija je namijenjena najvišem rukovodstvu institucije, ali i rukovoditeljima i zaposlenicima zbog toga što proces upravljanja rizicima zahvaća svakog pojedinca u instituciji.

Za potrebe pomoći institucijama javnog sektora u uspostavi upravljanja rizicima donesene su Smjernice za upravljanje rizicima u poslovanju institucija javnog sektora (drugo izdanje svibanj 2017.g.) u kojima se osim detaljnijeg pojašnjenja čitavog procesa pojašnjavanja i način izrade Strategije upravljanja rizicima.

Ciklus upravljanja rizicima sastoji se od četiri osnovne faze koje se primjenjuju na strateške i operativne rizike:

1. UTVRĐIVANJE RIZIKA
2. PROCJENA RIZIKA
3. POSTUPANJE PO RIZICIMA
4. PRAĆENJE I IZVJEŠTAVANJE O RIZICIMA

U ovom koraku si postavljamo pitanje što se može dogoditi? Što može poći po zlu i ugroziti ostvarenje cilja?

Utvrđivanje rizika uključuje identifikaciju potencijalnih rizika i uzrok rizika kao i potencijalne posljedice rizika.

Za utvrđivanje rizika najčešće se koriste slijedeće metode:

1. a) analize podataka/informacija iz planskih dokumenata, izvještaja, regulative
2. b) upitnici za utvrđivanje rizika
3. c) zajednički sastanci (”brainstorming”)

1. PROCJENA RIZIKA

U ovoj fazi odgovaramo na pitanje koliko je rizik ozbiljan?

Procjena rizika uključuje procjenu vjerojatnosti nastanka i učinka rizika. Rizike treba procijeniti kako bi se mogli rangirati, utvrditi prioritetni rizici i osigurati informacije za donošenje odluka o postupanju s rizicima. Procijenjena vjerojatnost nastanka rizika treba se iskazati kroz određene razine vjerojatnosti. Procijenjeni učinak rizika treba iskazati kroz određene razine kojima se dodjeljuje određena bodovna skala.

Ukupna izloženost riziku (indeks rizika) predstavlja umnožak procijenjene razine vjerojatnosti nastanka rizika i procijenjene razine učinka rizika odnosno umnožak bodova dodijeljenih procijenjenim razinama vjerojatnosti i učinka rizika.

3. POSTUPANJE PO RIZICIMA

Pitamo se što namjeravamo učiniti kako bi umanjili nepoželjne događaje?

Rizik se smanjuje izborom prikladnog odgovora na rizik. Mjere koje će se poduzeti u vezi postupanja po rizicima ovise o vrsti rizika, važnosti rizika te o toleranciji i stavu prema riziku.

Mjere za rješavanje ili ublažavanje operativnih rizika najčešće zahtijevaju dopune i izmjene operativnih pravila i procedura, jačanje kontrolnih postupaka, unaprjeđenja poslovnih sustava, aktivnosti i procesa.

4. PRAĆENJE I IZVJEŠTAVANJE O RIZICIMA

U ovom koraku se pitamo što se dogodilo s nepoželjnim događajima? Da li su se rizici pojavili? Da li su odgovori na njih bili prikladni? Da li su se smanjile vjerojatnosti da će rizici nastati? Što je s procesom upravljanja rizicima, da li tako uspostavljen funkcionira?

Praćenje rizika podrazumijeva praćenje provedbe mjera za ublažavanje rizika i praćenje izloženosti riziku. Izvještavanje o rizicima podrazumijeva izvještavanje o provedenim mjerama i o statusu izloženosti riziku koje se priprema za rukovodstvo.

Cilj upravljanja rizicima je dovesti rizik i/ili održavati rizik na prihvatljivom nivou. Da bi se poboljšala učinkovitost upravljanja rizicima i osiguralo  da su ključni rizici identificirani i tretirani uspostavlja se odgovarajući sustav praćenja i izvještavanja o rizicima.

• Upravljanje rizicima mora biti podržano kroz cijelu instituciju od uprave do zaposlenika.
• Svi zaposlenici moraju biti svjesni postojanja rizika unutar bilo kojeg dijela provedbe procesa!
• Potrebno je stalno jačanje svijesti i izobrazbe zaposlenika o važnosti upravljanja rizicima!

U izvješćima Državnog ureda za reviziju koja se odnose na obavljene revizije u institucijama javnog sektora može se pročitati sljedeće: nabavljena oprema ili izgrađeni objekt ne koristi se ili se djelomično koristi, veliki broj nerealiziranih ugovora, plaćanje komunalija za imovinu koja se ne koristi, visoki troškovi izvanrednog održavanja, subvencioniraju se korisnici koji na to nemaju pravo, stvorene su obaveze koje nije moguće podmiriti u financijskoj godini na koju se odnose, slabo izvršenje projekata financiranih iz EU fondova, plaćena je izrada strateških dokumenata koji se na kraju djelomično realiziraju.

U navedenim primjerima najčešće su zakazali ili nisu uspostavljeni cjeloviti sustavi unutarnjih kontrola.

Posljedice neučinkovitog i nedjelotvornog funkcioniranja sustava unutarnjih kontrola su nezakonitost i neučinkovitost u potrošnji financijskih sredstava, ali i nespremnost institucije za korištenje sredstava iz fondova EU.

Zakon o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru uređuje sustav unutarnjih kontrola i obvezuje institucije u javnom sektoru na razvoj učinkovitog sustava unutarnjih kontrola.

Sustav unutarnjih kontrola je skup načela, metoda i postupaka unutarnjih kontrola koji je uspostavila odgovorna osoba institucije u svrhu uspješnog upravljanja i ostvarenja ciljeva.

Ako jedna institucija primjerice, subvencionira određenu grupu korisnika radi postizanja određenog cilja, treba ugraditi niz kontrolnih mehanizama kako bi izbjegla moguće rizike da će ta sredstva dobiti korisnik koji na to nema pravo odnosno da će se ta sredstva koristiti nenamjenski.

To su primjerice, jasno definirani uvjeti/kriteriji za dodjelu sredstava, kontrola ispunjavanja uvjeta/kriterija, kontrola cjelovitosti dokumentacije, u ugovoru s korisnikom sredstava definirani su rokovi izvještavanja i sadržaj izvješća, a u slučaju nenamjenskog korištenja i povrat sredstava/uskrata, osposobljeni službenici provode kontrole na licu mjesta, analiziraju se učinci provedenih mjera subvencioniranja za određeno vremensko razdoblje i dr.).

Skup svih navedenih kontrolnih mehanizama u ovom primjeru čini jedan cjeloviti sustav unutarnjih kontrola.

Sustavi unutarnjih kontrola su u funkciji osiguranja pravilnog, zakonitog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog upravljanja proračunskim sredstvima. Obuhvaćaju sve poslovne procese koji vode k ostvarenju poslovnih ciljeva, a posebno one vezane uz prihode/primitke, rashode/izdatke, natječajne procedure i ugovaranje te imovinu i obaveze.

Sustavi unutarnjih kontrola također su u funkciji osiguranja usklađenosti poslovanja sa zakonima i drugim propisima, planovima, programima i postupcima, zaštite sredstava od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korištenjem, jačanja odgovornosti za uspješno ostvarenje poslovnih ciljeva te osiguranja pouzdanosti i sveobuhvatnosti financijskih i drugih izvještaja.

Zakonom je propisana odgovornost odgovorne osobe institucije (čelnika) i rukovoditelja ustrojstvenih jedinica za razvoj učinkovitog i djelotvornog sustava unutarnjih kontrola.

Odgovorna osoba institucije treba osigurati izradu i provedbu strateških i drugih planova, njihovu usklađenost s programima i financijskim planom institucije, odgovarajuće unutarnje ustrojstvo s jasno definiranim ovlastima i odgovornostima za učinkovitu i djelotvornu provedbu poslovnih ciljeva i korištenje financijskih sredstava dodijeljenih za njihovu provedbu, uspostavu sustava izvještavanja u skladu s prenesenim ovlastima i odgovornostima radi praćenja rezultata i učinaka ostvarenih dodijeljenim financijskim sredstvima, upravljanje rizicima i uspostavu adekvatnih kontrola te informacijskih i komunikacijskih sustava, praćenje i procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnjih kontrola, definiranje načina suradnje s institucijama iz nadležnosti, uključujući sustav izvještavanja.

Kako bi sve prethodno navedeno odgovorna osoba institucije mogla osigurati, neophodno je u većim sustavima prenijeti ovlasti i odgovornosti na druge rukovoditelje, što ne isključuje njegovu krajnju odgovornost.

Krajnja odgovornost odgovorne osobe institucije ne može biti opravdanje, odnosno ne oslobađa odgovornosti ostale rukovoditelje u dijelu za koji su oni nadležni .

Za dobro uspostavljen sustav odgovornosti važno je jasno definirati ovlasti i odgovornosti ne samo za realizaciju temeljnih funkcija, već i za realizaciju postavljenih ciljeva, ostvarenih rezultata i za način upravljanja financijskim sredstvima.

Rukovoditelji ustrojstvenih jedinica odgovorni su za razvoj sustava unutarnjih kontrola u svom djelokrugu, što uključuje odgovornost za:

• utvrđivanje i realizaciju poslovnih ciljeva iz njihove nadležnosti u skladu sa strateškim i drugim    planovima te programima, odobrenim proračunom, odnosno financijskim planom i u skladu sa  zakonima i drugim propisima
• upravljanje rizicima koji mogu utjecati na ostvarenje poslovnih ciljeva
• pravilno, etično, ekonomično, učinkovito i djelotvorno upravljanje sredstvima u skladu s  prenesenim ovlastima i odgovornostima
• praćenje i vrednovanje postignutih rezultata i učinaka
• razvoj i provođenje kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvenih jedinica i osiguranja pravilnog, etičnog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog raspolaganja financijskim sredstvima dodijeljenim institucijama iz nadležnosti

Razvoj financijskog upravljanja i sustava unutarnjih kontrola zahtijeva jačanje odgovornosti rukovoditelja za način upravljanja raspoloživim resursima, obvezama, troškovima i rezultatima i uz to postizanje puno veće ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti u poslovanju. Stoga rukovoditelji snose glavnu odgovornost da osiguraju trošenje u skladu s proračunom, da obaveze ne premaše proračun, da se sredstva troše svrhovito kako bi se podržala cjelokupna politika postizanja ciljeva institucije i da je sve to rađeno na djelotvoran i učinkovit način u smislu dobrog gospodarenja te da su unutarnje kontrole koje obuhvaćaju financije pravilno implementirane u praksi.

S obzirom da je razvoj sustava unutarnjih kontrola u javnom sektoru u potpori boljeg upravljanja prihodima i rashodima, upravljanja imovinom i obvezama, jačanja odgovornosti te postizanja racionalizacije i učinkovitosti u poslovanju javnog sektora prilikom razmatranja unaprjeđenja sustava unutarnjih kontrola rukovoditelji trebaju postavljati sljedeća pitanja:

• Kako upravljamo prihodima?
• Kako upravljamo imovinom i obavezama?
• Imamo li pod kontrolom procese u svojoj nadležnosti?
• Znamo li gdje je nastao trošak?
• Ostvarujemo li s našim proračunom postavljene ciljeve?

Sve institucije trebaju analizirati vlastite sustave unutarnjih kontrola, a koje elemente sustava unutarnjih kontrola će prioritetno unaprijediti ovisi o samoj instituciji i njenim specifičnostima. Primjerice, pojedina ministarstva najveći dio svog proračuna transferiraju i subvencioniraju institucijama iz svoje nadležnosti ili drugim korisnicima pa će fokus u takvom slučaju primarno biti na unapređenju sustava unutarnjih kontrola u području odobravanja subvencija i transfera te osposobljavanju službenika u provođenju kontrola na licu mjesta.

Jedan od načina sagledavanja cjelokupnog sustava unutarnjih kontrola je provođenje analize usklađenosti sa svim zahtjevima koji su sadržani u Okviru za razvoj sustava unutarnjih kontrola pomoću upitnika prilagođenog specifičnostima pojedine institucije.

Revizijske preporuke također je potrebno provoditi i time na vrijeme rješavati uočene slabosti i nedostatke u sustavima unutarnjih kontrola.

Upitnik o fiskalnoj odgovornosti posebno će poslužiti manjim institucijama da sagledaju koje su slabosti u sustavima unutarnjih kontrola u području planiranja i izvršavanja proračuna, u javnoj nabavi, računovodstvu i izvještavanju. Manje institucije trebaju biti koordinirane od strane svojih nadležnih ministarstava, županija, gradova i općina putem uputa i smjernica, ali i obuhvaćene funkcijom unutarnje revizije nadležne institucije.

Funkcioniranje sustava unutarnjih kontrola i razvijenost financijskog upravljanja u ministarstvu, županiji, gradu i općini može se analizirati i kroz sljedećih osam područja:

• Adekvatnost organizacijske strukture na način da podupire realizaciju ciljeva iz strateških planova i programa utvrđenih proračunom
• Način povezivanja strateških dokumenata i operativnih planova
• Način utvrđivanja rizika i njihovo povezivanje s ciljevima sadržanim u planskim dokumentima
• Način izrade proračuna s naglaskom na uključenost rukovoditelja, utvrđivanje potreba i odlučivanje o prioritetima
• Realizacija proračuna i odgovornost rukovoditelja u kontroli troškova i prihoda, stvaranju obveza i sl.
• Interni sustav izvještavanja o realizaciji ciljeva i utrošenim sredstvima
• Odnos i način suradnje s proračunskim korisnicima te trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama u nadležnosti
• Doprinos unutarnje revizije u razvoju sustava unutarnjih kontrola

Svako od ovih područja detaljnije se opisuje u nastavku…

Analiza povezanosti strateških ciljeva, programa i ustrojstvenih jedinica zaduženih za njihovu realizaciju

Strateški dokumenti odnosno njihovi obvezni elementi predstavljaju temeljni preduvjet za razvoj svih ostalih komponenti unutarnjih kontrola. Postojanje jasnih ciljeva, njihovo povezivanje s financijskim planom koji je realan, s jasnom programskom i ekonomskom klasifikacijom, kvalitetni pokazatelji kojima je moguće pratiti ostvarenje ciljeva, sve to stvara dobro okruženje jer institucija zna u kojem smjeru ide, koji su joj prioriteti te svoje resurse i način poslovanja stavlja u funkciju ostvarenja ciljeva:

• ciljeve iz strateških planova (posebni ciljevi i načini ostvarenja odnosno prioriteti i mjere, jesu li ciljevi definirani prema „SMART“ načelu)
• postojeću organizacijsku strukturu (koje ustrojstvene jedinice su uključene u provedbu ciljeva iz strateškog plana)
• strukturu postojećeg financijskog plana/proračuna (programi, projekti i aktivnosti i veza s ciljevima iz strateškog plana).

Ovakva analiza, osobito u ministarstvima dovela je do promjene postojeće organizacijske strukture ili izmjene financijskog plana u smislu povećanja/smanjenja broja programa radi bolje povezanosti sa strateškim planom.

U ministarstvima i drugim tijelima državne uprave je također važno analizirati postojeće Odluke o prijenosu ovlasti i odgovornosti za realizaciju strateškog plana i upravljanje proračunskim sredstvima.

Dosadašnji proces izrade strateških planova za trogodišnje razdoblje propisan Zakonom o proračunu pokazao je određene nedostatke, kao što su, primjerice, česte izmjene ciljeva u strateškom planu, definirani pokazatelji koji se ne mogu pratiti, posebni ciljevi nisu u izravnoj vezi s financijskim planom, ciljevi nisu usmjereni na korisnike usluga (građane) i slično.

Novi Zakon o sustavu strateškog planiranja i upravljanja razvojem Republike Hrvatske važan je iskorak u povezivanju ključnih dugoročnih, srednjoročnih i kratkoročnih akata strateškog planiranja pa su se i korisnici proračuna obvezni pripremiti i prilagoditi, što između ostaloga uključuje i određivanje ustrojstvene jedinice za obavljanje i koordinaciju poslova strateškog planiranja.

Način povezivanja strateških i operativnih planova

Operativno planiranje je sastavni dio procesa planiranja u funkciji detaljnije razrade ljudskih, materijalnih, financijskih resursa te aktivnosti potrebnih za realizaciju postavljenih ciljeva. Rezultat operativnog planiranja su planski dokumenti kao što su, primjerice, godišnji planovi rada, planovi nabave, planovi zapošljavanja, planovi investicija, planovi održavanja, planovi opremanja, planovi izobrazbe i slično. Operativni planovi po mogućnosti trebaju imati poveznicu sa strateškim ciljevima i ciljevima programa.

U ovom području potrebno je analizirati sljedeće:

• Koji se operativni planovi donose u instituciji?
• Tko sudjeluje u izradi i tko koordinira izradu godišnjih planova rada?
• Povezanost ciljeva iz strateškog plana s godišnjim planom rada?
• Kako se povezuju planski dokumenti (strateški i operativni planovi) s financijskim planom? Jesu li  propisani obrasci za iskazivanje potreba koji sadrže vezu s ciljevima i programima?
• Način usklađivanja plana nabave i financijskog plana?

Način utvrđivanja rizika i njihovo povezivanje s ciljevima sadržanim u planskim dokumentima

Smjernicama za upravljanje rizicima u poslovanju institucija javnog sektora detaljnije se objašnjava pojam rizika, podjela rizika na strateške i operativne rizike te međusobna povezanost strateških i operativnih rizika, temeljna metodologija za upravljanje rizicima, dokumentiranje podataka o rizicima te zadaće, uloge i odgovornosti sudionika u procesu upravljanja rizicima.

U praksi se često kao rizici navode nedostatak ljudi, nedostatak sredstava ili se navode rizici na koje nije moguće utjecati.

Rizici se opisuju, uzimajući u obzir uzrok i posljedicu. Koji bi štetan događaj mogao nastupiti? Koji su uzroci nastanka takvog događaja? Koje su posljedice tog događaja?

Primjerice, ako je jedan od rizika da računi nisu evidentirani cjelovito, pravovremeno i u skladu s propisanim računovodstvenim načelima i pravilima, uzroci rizika mogu biti sljedeći:

• dobavljači kasne s dostavom računa i/ili ne dostavljaju cjelovitu dokumentaciju/podatke za potrebe kontrola i računovodstvenih evidencija
• ustrojstvene jedinice kasne s obradom računa u dijelu u kojem su nadležne, ne provode cjelovite kontrole pa se računi vraćaju na ponovne preglede, što usporava proces obrade
• nije razrađen interni sustav kodifikacije računa i elemenata na računu za potrebe automatiziranih kontrola unosa podataka u računovodstvene evidencije kojima se eliminiraju greške pogrešnih i/ili necjelovitih unosa
• nedostaje automatizirana integracija analitičkih pomoćnih knjiga i glavne knjige, što zahtijeva višestruke ručne unose istih podataka na više mjesta

Posljedice u slučaju ovakvog rizika su: kašnjenje s plaćanjima, troškovi kamata na zakašnjela plaćanja; neažurne i nepotpune računovodstvene evidencije, financijski izvještaji ne daju cjelovit, istinit i fer prikaz stanja odnosno uvjetno/negativno mišljenje Državnog ureda za reviziju.
Detaljnije razrađene informacije o uzrocima rizika, omogućit će lakšu procjenu vjerojatnosti nastanka rizika i utvrđivanje mjera koje trebaju biti usmjerene na otklanjanje uzroka rizika. Informacije o mogućim posljedicama rizika omogućit će lakšu procjenu učinka rizika. Također je potrebno procjenu rizika temeljiti na analizama uzroka i posljedica rizika te faktora rizičnosti, što ujedno zahtijeva i detaljnije prikupljanje i analiziranje informacija za potrebe procjene rizika.

U ovom području potrebno je analizirati sljedeće?

• Kada se utvrđuju rizici u instituciji?
• Jesu li utvrđeni najznačajniji strateški i operativni rizici?
• Jesu li rizici dokumentirani?
• Je li odgovorna osoba institucije na sustavan način informirana o rizicima i poduzetim mjerama?
• Razmatraju li se rizici prilikom pripreme određenih projekata?
• Prati li se provedba mjera za smanjenje ključnih rizika na razini institucije odnosno pojedine ustrojstvene jedinice?

Način izrade financijskog plana/proračuna s naglaskom na uključenost rukovoditelja, utvrđivanje potreba i odlučivanje o prioritetima

Izradi financijskog plana/proračuna najčešće se pristupa tek nakon što Ministarstvo financija donese upute, međutim, uputa je samo alat kojim bi se već ranije pripremljeni plan trebao svesti u zadane limite.

U ovom dijelu potrebno je analizirati:

• Kada se započinje s izradom financijskog plana/proračuna?
• Tko ima ovlasti iskazati potrebe za financijskim sredstvima i za koje vrste troškova/prihoda?
• Kako se utvrđuju potrebe za financijskim sredstvima, na koji način se potrebe obrazlažu, što je sve potrebno kao podloga za iskazane potrebe?
• Kako se kontrolira opravdanost i cjelovitost iskazanih potreba?
• Način odlučivanja o prioritetima? Izrađuje li se popis prioritetnih programa, projekata, aktivnosti?
• Jesu li prilikom planiranja uzete u obzir već ugovorene, ali još nerealizirane obveze i/ili potencijalne obveze, primjerice po osnovi sudskih sporova, aktiviranja jamstava, garancija?
• Jesu li napravljene cjelovite projekcije rashoda za projekte u tijeku ili završene projekte čiji rezultati stavljanjem u upotrebu stvaraju nove rashode?
• Kako se koordinira izrada financijskih planova s institucijama iz nadležnosti?

Realizacija financijskog plana/proračuna i odgovornost rukovoditelja u kontroli troškova i prihoda, stvaranju obveza

Rukovoditelji odgovorni za pojedini program u proračunu/poseban cilj u strateškom planu odgovorni su i za sustave unutarnjih kontrola. Odgovornost rukovoditelja uređena je Odlukom o prijenosu ovlasti i odgovornosti za upravljanje sredstvima osiguranim u financijskom planu odnosno Odlukom o izvršenju proračuna.

U ovom dijelu potrebno je analizirati sljedeće:

• Je li formalno utvrđena odgovornost rukovoditelja za provođenje programa (aktivnosti i projekata)?
• Jesu li rukovoditelji ovlašteni samostalno potpisivati ugovore, do kojeg iznosa i za koju namjenu?
• Jesu li u upravama/upravnim tijelima educirani za samostalan pregled izvršenja financijskog plana/proračuna i proračunskih pozicija?
• Tko unutar uprava/upravnih tijela kontaktira s jedinicom za financije? Postoje li ustrojena radna mjesta za financije u drugim ustrojstvenim jedinicama?
• Pripremaju li se i koliko često informacije o izvršenju rashoda proračuna (po programima i po ustrojstvenim jedinicama)?
• Koliko rukovoditelji brinu o ekonomičnosti i učinkovitosti?
• Postoji li procedura u slučaju potrebe potrošnje u iznosu većem od planiranog?
• Postupak u slučaju odstupanja realizacije od financijskog plana?
• Obavljanje kontrola na licu mjesta (Tko ih provodi? Daju li se nalozi za vraćanje nenamjenski utrošenih sredstava?)

Interni sustav izvještavanja o realizaciji ciljeva i utrošenim proračunskim sredstvima

U praksi se interni sustav prvenstveno temelji na izvještajima o izvršenju proračuna koje priprema ustrojstvena jedinica za financije.

U ovom području je potrebno analizirati:

• Koje interne izvještaje izrađuju uprave/upravna tijela?
• Koje evidencije i baze podataka vode uprave/upravna tijela?
• Postoji li praksa vođenja različitih evidencija o troškovima unutar svoje nadležnosti?
• Koji izvještaji se razmatraju na kolegiju? Primjerice, izvještaj o izvršenju proračuna,  o izvršenju plana rada, izvršenje plana nabave, o realizaciji strateških planova, o realizaciji kapitalnih projekata i slično
• Omogućuju li informatički sustavi kvalitetno povezivanje strateških ciljeva s proračunom i operativnim ciljevima pojedinih uprava/sektora?

Koordinacija s proračunskim korisnicima i trgovačkim društvima (i drugim pravnim osobama) iz nadležnosti

Povezanost institucija u javnom sektoru kroz osnivačke odnose, način financiranja, provedbu strateških ciljeva, konsolidaciju financijskih planova i izvještaja te funkcionalna povezanost pojedinih institucija utječe na obuhvat razvoja sustava unutarnjih kontrola te zahtijeva koordiniran pristup u razvoju financijskog upravljanja između povezanih institucija.

Ministarstva i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave trebaju svojim sustavom unutarnjih kontrola obuhvatiti i odnose i način suradnje s proračunskim korisnicima i trgovačkim društvima i drugim pravnim osobama koji su u njihovom sastavu.

Koordiniran pristup između povezanih institucija, podrazumijeva prije svega jasno definiranje:

• ovlasti i odgovornosti,
• načina suradnje,
• načina izvještavanja,
• nadzorne funkcije prve razine nad institucijama iz nadležnosti.

Svatko na svojoj razini uređuje sustav unutarnjih kontrola, međutim, ministarstva i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave moraju voditi računa da putem sustava unutarnjih kontrola i financijskog upravljanja urede i suradnju s institucijama iz nadležnosti.

S tim u vezi potrebno je sagledati sljedeće

• Jesu li u strateške planove uključene i institucije iz nadležnosti?
• Analiziraju li se informacije o sustavu unutarnjih kontrola kod institucija iz nadležnosti dobivene na temelju Upitnika o fiskalnoj odgovornosti te nalaza unutarnje i vanjske revizije?
• Kakva je uloga nadležnih uprava/upravnih tijela u koordinaciji?
• Postoje li interne upute u vezi koordinacije razvoja sustava unutarnjih kontrola s institucijama iz nadležnosti?

Doprinos unutarnje revizije razvoju sustava unutarnjih kontrola

Unutarnja revizija procjenjuje postojeće sustave unutarnjih kontrola, ocjenjuje uspješnost poslovanja i daje preporuke i savjete za poboljšanje sustava unutarnjih kontrola.

Unutarnja revizija nije inspekcija, ne sankcionira i ne gleda pojedinačne osobe nego kako funkcionira sustav unutarnjih kontrola.

Obveznici ustrojavanja jedinice za unutarnju reviziju definirani su Pravilnikom o unutarnjoj reviziji u javnom sektoru. Navedenim Pravilnikom propisano je da jedinica za unutarnju reviziju u ministarstvu/županiji/gradu obavlja poslove unutarnje revizije i u institucijama iz njihove nadležnosti (uključujući i trgovačka društva i druge pravne osobe iz nadležnosti) osim kod onih koji će unutarnju reviziju uspostaviti sukladno kriterijima za uspostavu unutarnje revizije.

Od unutarnje revizije također se traži mjerljiv doprinos temeljem obavljenih revizija. S tim u vezi potrebno je sagledati i doprinos unutarnje revizije razvoju sustava unutarnjih kontrola.

• Jesu li strateški planovi unutarnje revizije usklađeni sa strateškim ciljevima institucije?
• Sadrže li revizijska izvješća informacije o financijskim učincima utvrđenih slabosti na stanje prihoda/rashoda, imovine, obveza?
• Sadrže li revizijska izvješća nalaze koji ukazuju na uzroke problema i učinke utvrđenih slabosti?
• Daje li unutarnja revizija preporuke koje su praktične i usmjerene na rješavanje značajnih problema?
• Doprinosi li provedba revizijskih preporuka, primjerice  racionalizaciji/uštedi materijalnih rashoda, većoj učinkovitosti u naplati prihoda, jačanju kontrola u dodjeli sredstava krajnjim korisnicima, sprječavanju rizika nenamjenske potrošnje i slično?