Knjiga procesa

⇒KLJUČNO-HORIZONTALNO-VERTIKALNO-STRUKTURA⇐

Ključni dio dokumentacije FMC sustava predstavljaju poslovni procesi.  Poslovni procesi predstavljaju sve radnje neke ustanove i njene organizacije dokumentirane u pisanom obliku. Svi procesi imaju određenu strukturu u koju se popunjavaju podaci koji čine gotov proces. Prikaz oblika procesa može biti horizontalan i vertikalan.

Horizontalni prikaz temelji se na analizi procesa usmjerenoj na opisivanje i iscrtavanje tijekova aktivnosti s jasnim utvrđivanjem operacija koje se izvršavaju, uključenim ustrojstvenim jedinicama korisnika proračuna te drugim tijelima, upotrijebljenim resursima.

Vertikalni prikaz temelji se na analizi procesa usmjerenoj na popunjavanje stranice obrasca procesa i postupaka te vertikalnim iscrtavanjem dijagrama tijeka sa jasnim opisima aktivnosti, definiranim odgovornostima i rokovima izvršenja te popratnim dokumentima koji nastaju kao rezultat pojedine aktivnosti.

Struktura procesa sastoji se od stranice obrasca procesa koja sadrži elemente koji se popunjavaju, stranice obrasca postupka koja sadrži elemente koji se popunjavaju i tablice dijagrama tijeka sa kolonama u koje se popunjavaju traženi elementi.

Procesi

Procesi su temelj uspostave sustava financijskog upravljanja i kontrola i oni stvaraju glavni preduvjet za utvrđivanje rizika i sastavljanje registra rizika. Da bi napravili procese moramo ih prvo popisati i utvrditi u ustrojbenim jedinicama, a potom zajedno sa osobama koje sudjeluju u radnjama koje nastaju u procesu sastaviti tijek procesa.

Proces predstavlja općeniti i sveobuhvatni dio neke radnje koja se obavlja u određenoj ustrojstvenoj jedinici neke organizacije. Postupci su koraci i načini postupanja, odnosno rascjepkane radnje unutar određenog procesa, takozvani prikazi hodograma aktivnosti i kontrola.

Obrazac procesa sadrži rubrike u koje se popunjavaju elementi koji su nam potrebni da bi proces identificirali i sastavili.

Elementi procesa:

• Naziv procesa
• Šifra procesa
• Korisnik procesa
• Vlasnik procesa
• Cilj procesa
• Glavni rizici
• Kratki opis procesa koji sadrži ulaz, aktivnosti u procesu i izlaz
• Veze s drugim procesima/postupcima
• Resursi potrebni za realizaciju procesa
• Šifre i nazivi postupaka
• Tablica za odobravanje procesa koja sadrži redove Izradio, Kontrolirao i Odobrio

Postupci

Postupci su dio poslovnih procesa koji razloženo opisuju pojedine korake i dijelove procesa. Jedan proces može imati jedan ili više postupaka ovisno o složenosti. Svaki postupak zasebno ima svoj dijagram tijeka. Dijagram tijeka je hodogram aktivnosti odnosno radnji i kontrola radnji koje se obavljaju da bi se postigao rezultat postupka, a u konačnici kroz postupke rezultat procesa. Postupci mogu imati isto ime kao i proces, a mogu biti i različito imenovani ovisno o tipu procesa. Postupkom se detaljnije definiraju i razlažu poslovi unutar procesa.

Elementi postupka se popunjavaju u rubrike koje sadrži obrazac postupka.

Elementi obrasca postupka:

• Naziv postupka
• Šifra postupka
• Vlasnik postupka
• Svrha i cilj postupka
• Područje primjene
• Druga dokumentacija
• Odgovornosti i ovlaštenja
• Zakonski i podzakonski okvir
• Pojmovi i skraćenice koji se koriste u dijagramu tijeka
• Tablica za odobravanje postupka koja sadrži redove Izradio, Kontrolirao i Odobrio.

Kreiranje knjige procesa

Izrada procesa podrazumijeva popis procesa, njihovu identifikaciju i ispunjavanje obrazaca procesa i postupaka, te sastavljanje dijagrama tijeka. Da bi započeli sa izradom procesa potrebno je prvo popisati sve procese unutar organizacije u standardni obrazac popisa procesa. Nadalje je potrebno procese imenovati i identificirati kako bi se mogle ispuniti tražene vrijednosti i podaci unutar obrazaca procesa i postupaka.

Dijagram tijeka sastavlja se u standardnom tabelarnom obrascu gdje je potrebno posložiti oblike u tijek aktivnosti, napisati opise pojedinih aktivnosti, te upisati odgovorne osobe, rokove, i popratne dokumente pojedinog oblika.

Dijagram tijeka

Dijagram tijeka predstavlja hodogram procesa, odnosno grafički prikaz radnji unutar procesa i postupaka koje su kronološki poredane i precizno opisane. Dijagram tijeka se sastavlja pomoću standardnih oblika Ministarstva financija.

Dijagrami tijeka imaju prednosti zbog toga što pružaju sažeti pregled procesa i pomažu u utvrđivanju neprikladnih elementa time što pospješuju jasno razumijevanje o načinu na koji proces funkcionira. Jednostavni su za čitanje i mogu se brzo primijeniti unutar svake organizacije.

Tablica ili obrazac dijagrama tijeka sadrži elemente:

• Grafičke simbole koji čine prikaz dijagrama
• Aktivnosti unutar dijagrama
• Opise pojedinih aktivnosti dijagrama tijeka
• Rubriku izvršenja aktivnosti koja se sastoji od rokova i odgovornih osoba
• Stupac u koji se upisuju popratni dokumenti pojedine aktivnosti 

Dokument Knjige procesa

Popisivanje i opisivanje poslovnih procesa rezultirat će knjigom procesa, odnosno sastavit će se knjiga procesa određene organizacije. Na taj način dobit će se cjeloviti opis poslovnih procesa s ciljevima organizacije i njezinog djelovanja te utvrditi međusobna povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije.

Primarni cilj ove aktivnosti odnosi se na popis poslovnih procesa u ustrojstvenim jedinicama na razini cijele organizacije. Sastavljanje popisa procesa i izrada mape (knjige) procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se provode, odgovornost za provođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju provesti te pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa. Popis procesa je pregled procesa koji se odvijaju u organizaciji.

Pregled procesa unutar dokumenta mape procesa sadrži pregled aktivnosti i postupaka kojima se određuje način odvijanja pojedinog poslovnog procesa, kao i obrazaca, odnosno dokumenata treće razine koji se prilikom njihova odvijanja koriste. Podjelom organizacije na ustrojstvene jedinice stječe se podloga potrebna za utvrđivanje razumne razine uključenosti zaposlenika.

Mapiranje procesa uključuje popis i opis svih poslovnih procesa. Mapiranje svih procesa u organizaciji rezultirat će davanjem cjelovite slike o načinu na koji organizacija ostvaruje svoje poslovne ciljeve. Mapiranjem procesa ćemo dobiti cjeloviti opis organizacije i njezinog djelovanja, uočiti postoje li nedostaci s obzirom na definiciju procesa, te sagledati međusobnu povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja organizacije. U organizaciji je potrebno razmotriti sve procese kako bi se osigurala njihova djelotvornost i učinkovitost te sposobnost ostvarivanja očekivanih rezultata. S obzirom da su mnoge ustrojstvene jedinice međusobno povezane i podupiru jedna drugu, osobito ako je uključena informacijska tehnologija, većina se procesa odvija u više ustrojstvenih jedinica organizacije.

Knjiga procesa sadrži:

• Naslovnu stranu s kontakt podacima
• Sadržaj mape
• Uvodne podatke o obvezniku
• Organizacijsku shemu obveznika
• Izjavu o misiji, viziji i ciljevima obveznika
• Okvirni popis procesa prema vrstama
• Službeni popis procesa
• Sve procese raspoređene prema vrstama i sadržaju
• Zaključak

Implementacija procesa

Definiranjem poslovnih procesa, te njihovom razradom, opisivanjem i stavljanjem u obrasce, odnosno dokumentiranjem, dolazi se do faze da ih kao takve treba implementirati u sustav. Implementacija poslovnih procesa vrlo je jednostavna jer su u obrascima detaljno određene sve aktivnosti, detaljni opisi, odgovornosti prema tim aktivnostima, kao i rokovi, te prateći dokumenti za svaku pojedinu aktivnost. Potrebno je samo slijediti dijagram pripadajućeg obrasca poslovnog procesa.

Implementacija i održavanje je krajnji cilj FMC sustava!