Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola – ključni zahtjevi za institucije

Sustav unutarnjih kontrola temelji se na pet međusobno povezanih komponenti unutarnjih kontrola: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikaciju te praćenje i procjenu.

Komponente se temelje na Međunarodnom okviru za unutarnju kontrolu, a razrađene su u posebnom dodatku Pravilnika o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru kroz načela, metode i postupke koje te komponente zahtijevaju u primjeni.
Razrađene komponente predstavljanju Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola u kojem su sadržani ključni zahtjevi koje institucije u javnom sektoru, uključujući korisnike proračuna i trgovačka društva trebaju primjenjivati u praksi, odnosno u svom poslovanju.

Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola, kao što sam naziv kaže predstavlja okvir, a ne detaljne upute kako pojedina načela, metode i postupke konkretno primijeniti u praksi. Razlog takvog pristupa je u tome, što provedbu načela, metoda i postupaka sadržanih u navedenom Okviru uređuju brojni zakonski i podzakonski akti te nije moguće jednim aktom u detalje propisati primjenu.
Primjerice, u ispunjavanju ključnog zahtjeva u okviru komponente kontrolno okruženje koji se odnosi na programsko planiranje i zahtjeva da su „ciljevi programa sadržani u obrazloženjima programa uz proračun, odnosno financijski plan s utvrđenim pokazateljima rezultata i učinaka“ korisnici proračuna postupati će sukladno regulativi iz proračunskog sustava (Zakon o proračunu i uputama Ministarstva financija za pripremu proračuna, odnosno financijskog plana). Trgovačka društva, također trebaju ispuniti ovaj zahtjev, odnosno za programe na kojima temelje svoje financijske planove trebaju imati definirane ciljeve programa te pokazatelje rezultata i učinaka.

Odgovorne osobe institucija i rukovoditelji unutarnjih ustrojstvenih jedinica sukladno dodijeljenim ovlastima i odgovornostima odgovorni su za primjenu načela, metoda i postupaka navedenih u Okviru u skladu sa zakonima i drugim propisima koji uređuju pojedina područja poslovanja.
Potrebno je naglasiti da se temeljna zakonska i podzakonska regulativa koja uređuje pojedina područja poslovanja često treba detaljnije razraditi za potrebe primjene na razini institucija u cilju preciznijeg definiranja tko, što radi i u kojim rokovima? Koje postupke provodi? Koje kontrolne aktivnosti? i slično.
Temeljna zakonska regulativa vezana uz područje financijskog upravljanja, primjerice u slučaju korisnika proračuna to u prvom redu uključuje Zakon o proračunu, Zakon o fiskalnoj odgovornosti , Zakon o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru, nije dovoljna da bi procesi planiranja, izrade i izvršavanja proračuna odnosno financijskog plana, računovodstva i izvještavanja na razini pojedine institucije bili dovoljno uređeni i jasno definirani u smislu tko, što radi, tko koga izvještava, koji se kontrolni mehanizmi primjenjuju i slično.U nastavku se daje skraćeni pregled zahtjeva navedenih u Okviru za razvoj sustava unutarnjih kontrola koji institucije trebaju primjenjivati u praksi:

 uređeno područje etike i potencijalnih sukoba interesa,
 strateški planovi su povezani s financijskim planom i operativnim planovima,
 odobreni proračun alociran je do one razine ustrojstvene jedinice koja ima ovlasti za nastanak                  rashoda  ili upravljanje prihodima, što omogućuje da taj proračun bude dostupan rukovoditeljima koji        su odgovorni za upravljanje programima, projektima i aktivnostima,
 delegirane ovlasti i odgovornosti unutar organizacijske strukture za realizaciju postavljenih ciljeva i            upravljanje sredstvima koja se dodjeljuju ustrojstvenim jedinicama za realizaciju programa, projekata,      aktivnosti iz njihove nadležnosti formalno su utvrđene, takve ovlasti redovito se pregledavaju i                  dopunjavaju kako se okolnosti mijenjaju,
 uspostavljene su linije izvještavanja u skladu s prenesenim ovlastima i odgovornostima u svrhu                praćenja rezultata ostvarenih sredstvima koja su dodijeljena za određene programe, projekte i                  aktivnosti,
 zaposlenici imaju jasne poslove i odgovornosti utvrđene opisom radnog mjesta te se stručno                    usavršavaju,
 rizici su utvrđeni u fazi izrade planskih dokumenata, najznačajniji rizici su dokumentirani u registru            rizika te je uspostavljen sustav izvještavanja o rizicima i poduzetim mjerama,
 uspostavljene su kontrolne aktivnosti kojima se osigurava učinkovito upravljanje prihodima,                     rashodima, imovinom i obvezama (interni akti, pisane procedure, postupci odobrenja, iznimke,                 razdvajanje dužnosti, kontrole namjenskog isplaćivanja i korištenja dodijeljenih donacija, transfera,           pomoći, subvencija …),
 uspostavljen je učinkovit informacijski i komunikacijski sustav kojim će se omogućiti redovite i                   smislene  upravljačke informacije o troškovima, učinkovitosti, kvaliteti i ostvarenim rezultatima u               odnosu na ciljeve,
 integrirani su svi IT sustavi,
 uspostavljena je riznica, vode se i redovito ažuriraju evidencije i baze podataka,
 redovito se provode upravljačke i nadzorne aktivnosti,
 provodi se samoprocjena sustava putem Upitnika o fiskalnoj odgovornosti te se definiraju aktivnosti          za otklanjanje utvrđenih slabosti i nedostataka,
 provode se preporuke unutarnje i vanjske revizije te se na vrijeme rješavaju utvrđeni nedostaci u             sustavima unutarnjih kontrola.Sustav unutarnjih kontrola razvija se sa svrhom unaprjeđenja i poboljšanja poslovanja institucija u javnom sektoru. Kako će on funkcionirati u praksi, prvenstveno ovisi o samim institucijama na kojima je odgovornost da u svakodnevnom poslovanju implementiraju pojedine elemente i da taj sustav koriste i razvijaju.