Strateško planiranje: Praćenje i evaluacija

Današnji trendovi razvoja i globalizacije potiču organizacije da u jedinstvenosti i kvaliteti onoga čime se bave, potvrđuju svoju djelotvornost i uspješnost. Dakle, organizacije moraju biti sigurne da ono što rade, rade dobro te da to mogu i dokazati. Iz toga razloga, praćenje (monitoring) i vrednovanje (evaluacija) planiranih projekata pojedinaca, stručnih skupina, ali i same organizacije te njenih organizacijskih jedinica i rezultata po utvrđenom kriteriju ili standardu je od iznimne važnosti.

Za uspješnu provedbu Strateškog plana potrebno je razraditi načine praćenja i vrednovanja, tj. kako da se:

• definiraju aktivnosti za kontinuirano praćenje provedbe Strateškog plana;
• definiraju i osiguraju relevantni, mjerljivi, jasni pokazatelji praćenja i vrednovanja provedbe Strateškog plana;
• utvrdi metodologija i osigura izrada izvješća (kvartalnih, polugodišnjih, godišnjih);
• standardiziraju obrasci koji dokumentiraju primjenu procedure (upitnici, formulari za evaluaciju, izvještajni formulari);
• osigura da se s rezultatima vrednovanja Strateškog plana upoznaju i da ih koriste svi ključni nositelji;
• provede godišnja ocjena napretka u provedbi Strateškog plana, koju treba izraditi prije utvrđivanja proračuna i financijskih planova za iduću godinu.

Od iznimne je važnosti za strateško planiranje uspostava sustava koji će pratiti, evaluirati i izvještavati o provedbi strateškog plana.

Provedbu strateškog plana potrebno je sustavno i redovito pratiti i mjeriti. Svrha praćenja je pravovremeno uočavanje odstupanja od plana te ocjena hoće li planirane aktivnosti imati željeni učinak na postavljene ciljeve.

Važna komponenta sustava praćenja je izvještavanje. Izvješća o ispunjavanju ciljeva temelje se na kvalitetnom praćenju i sadrže procjene koje trebaju dati odgovore na sljedeća pitanja:

• Može li se uz razumnu razinu sigurnosti očekivati da će se provedba do kraja godine odvijati prema planu?
• Ako ne, zašto i što je potrebno učiniti da bi se plan ostvario?
• Imaju li planirane aktivnosti očekivan učinak na posebne ciljeve?
• Jesu li osigurani svi resursi (administrativni, financijski, organizacijski)?
• Na koji se način provodi koordinacija s drugim nositeljima?
• Ostvaruju li se posebni i opći ciljevi u skladu s očekivanjem?
• Jesu li posebni ciljevi i dalje relevantni za opće ciljeve odnosno hoće li njihov doprinos ostvarenju općih ciljeva biti u skladu s očekivanim rezultatima?
  

Dobro definirani pokazatelji rezultata i učinka olakšavaju sustav praćenja, jer se isti temelji na izvještavanju o tome jesu li realizirane ciljane veličine.

Na temelju definiranih pokazatelja rezultata i učinaka omogućit će se vrlo uspješan sustav praćenja, pošto se na temelju navedenih pokazatelja može utvrditi u kojem smjeru realiziraju ciljane veličine.

Prema „Pravilniku o rokovima i postupcima praćenja i izvještavanja o provedbi akata strateškog planiranja od nacionalnog značaja i od značaja za jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave“ (NN 6/2019)  praćenje i izvještavanje o provedbi akata strateškog planiranja od značaja za jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave je dio procesa strateškog planiranja.

Praćenje provedbe akata strateškog planiranja je proces prikupljanja, analize i usporedbe pokazatelja kojima se sustavno prati uspješnost provedbe ciljeva i mjera akata strateškog planiranja.

Izvještavanje o provedbi akata strateškog planiranja je proces pružanja pravovremenih i relevantnih informacija ključnim nositeljima strateškog planiranja na razini organizacije te široj javnosti o statusu provedbe akata strateškog planiranja.

Ciljevi praćenja i izvještavanja su:

• sustavno praćenje uspješnosti provedbe ciljeva i mjera akata strateškog planiranja
• učinkovito upravljanje provedbom akata strateškog planiranja i kontinuirano unapređivanje javne politike korištenjem rezultata praćenja i izvještavanja
• pružanje pravovremenih i relevantnih osnova donositeljima odluka prilikom određivanja prioriteta razvojne politike, donošenja odluka na razini strateškog planiranja i reviziju akata strateškog planiranja kroz analizu učinka, ishoda i rezultata provedenih ciljeva i mjera
• utvrđivanje nenamjernih pozitivnih i negativnih posljedica provedbe planskih dokumenta
• povezivanje politike, programa, prioriteta, mjera i razvojnih projekata i
• osiguranje transparentnosti i odgovornosti za korištenje javnih sredstava i izvještavanje javnosti o učincima potrošnje javnih sredstava.