Knjiga procesa

KNJIGA (MAPA) POSLOVNIH PROCESA

Glavni cilj aktivnosti mapiranja procesa u knjigu je popis poslovnih procesa na nivou organizacije. Popis poslovnih procesa je pregled poslovnih procesa koji se odvijaju u organizaciji, odnosno pregled procedura kojima se određuje način odvijanja pojedinog poslovnog procesa, odgovornosti za provođenje aktivnosti, rokova, popratnih dokumenata koja se koriste prilikom provođenja aktivnosti, kontrola utvrđenih u samom procesu. Kao rezultat popisa i opisa poslovnih procesa, sastavlja se knjiga procesa organizacije. Mapiranjem procesa u knjigu procesa dobićemo cjeloviti opis procesa sa ciljevima organizacije i njenog djelovanja, uočiti postoje li određeni nedostaci, utvrditi povezanost između procesa i prilike za moguća poboljšanja poslovanja.

Izvori koji se mogu koristiti za izradu popisa poslovnih procesa uključuju interne akte na kojima je bazirano poslovanje organizacije, sistematizaciju radnih mjesta, materijale vezane za finansijski plan, različite propise i priručnike. U samoj organizaciji je potrebno sagledati sve procese, kako bi se osigurala njihova efikasnost i ostvarili očekivani rezultati. S’ obzirom da su mnoge organizacione jedinice u organizaciji međusobno povezane, većina se procesa odvija u više organizacionih jedinica. Neki primjeri procesa uključuju obračun i isplatu plata, nabavku, računovodstvo itd. Nakon završetka popisa procesa za procijenu u organizaciji, iste je potrebno i dokumentirati.

U prvoj fazi izrade knjige (mape) procesa, prikupljaju se podaci o procesima i njihovim glavnim aktivnostima po organizacionim jedinicama organizacije. Radna grupa za uvođenje finansijskog upravljanja i kontrole treba da pregleda procese, utvrdi da se pojedine aktivnosti istog procesa ne označe kao procesi, kao i da utvrdi zajedničke procese. Proces izrade nacrta prijedloga zakona i podzakonskih akata je proces koji se odvija u svim organizacionim jedinicama pojedinog ministarstva ili tijela državne uprave,  takav proces se upisuje samo jednom u mapu poslovnih procesa, potom se na nivou cijele organizacije utvrđuje i opisuje način na koji sve organizacione jedinice trebaju postupati prilikom provođenja tog procesa.

U drugoj fazi izrade mape procesa, utvrđeni i odobreni poslovni procesi se upisuju u mapu poslovnih procesa.

Sadržaj knjige (mape) procesa je sljedeći:

o Zaglavlje
 -Naziv korisnika procesa
 -Knjiga/mapa procesa
 -Šifra procesa
o Naziv procesa
o Vlasnik procesa
o Cilj procesa
o Glavni rizici procesa
o Kratki opis procesa (ulazi u proces, nazivi aktivnosti koji se odvijaju u pojedinim organizacionom jedinicama, izlazi procesa)
o Veze s drugim procesima/procedurama
o Resursi potrebni za realizaciju procesa
o Šifre i nazivi procedura