Implementacija sistema unutrašnjih (finansijskih) kontrola u praksi

Razvoj sistema PIFC-a je složen proces i nije ga moguće uspostaviti i uspješno implementirati preko noći. U posljednje vrijeme od zemalja kandidatkinja odnosno potencijalnih kandidatkinja za ulazak u EU traži se integrirani pristup razvoja sistema unutrašnjih finansijskih kontrola u javnom sektoru. To znači da se sistem PIFC-a ne može razvijati izolirano odnosno odvojeno od razvoja u budžetskom sistemu (tzv. PFM Public finance reform) i razvoja u javnoj administraciji (tzv. PAR public administration reform).

To podrazumijeva sagledavanje cjelovite slike koja zahtijeva dobro upravljanje.Obično su za pojedina područja nadležne različite institucije i organizacijske jedinice. Tako je jedno ministarstvo nadležno za razvoj strateškog planiranja, drugo ministarstvo za razvoj godišnjeg planiranja, za budžetske reforme nadležna je organizacijska jedinica za budžet i trezor u Ministarstvu finansija, a Centralna harmonizacijska jedinica koja je također dio Ministarstva finansija nadležna je za razvoj PIFC-a.

Za implementaciju ovog sistema u jednoj instituciji važno je imati dovoljan broj zaposlenika. Na državnoj razini (nivou) uglavnom postoji dovoljno vlastitih kapaciteta unutar institucije za provođenje svih potrebnih koraka za uspješnu implementaciju finansijskog upravljanja i unutrašnjih kontrola.

Na lokalnoj razini kapaciteti su često nedovoljni za cjelovit razvoj sistema unutar institucije pa su manje lokalne jedinice često primorane tražiti pomoć vanjskih stručnjaka i kompanija koji se bave razvojem ovog područja.

Ono što je zajedničko institucijama na državnom i lokalnom nivou jeste nedostatak kvalitetnih IT rješenja koja će povezati sve elemente unutar sistema. Većina institucija uglavnom koristi „primitivne“ alate koji imaju određena ograničenja, kao što su excel tabele, odnosno nedostaje softver (IT alat) koji će moći povezati sve procese s budžetom, organizacijskom jedinicom, a u konačnici i sa strateškim planovima institucije.

Kompanije koje nude isključivo uvođenje ISO normi i popis poslovnih procesa nisu dovoljne za uspješnu implementaciju finansijskog upravljanja i unutrašnjih kontrola jer ne mogu osigurati povezivanje poslovnih procesa s budžetom, što je ključno za uspješnu implementaciju FUK-a.

Postoje kompanije na tržištu koje su razvile i nude softvere i za poslovne procese i povezivanje s budžetom, ali i za strateško planiranje i upravljanje rizicima. U praksi se pokazalo da su najbolje rezultate implementacije FUK-a postigle one institucije koje su aktivno uključile svoje zaposlene u izradu procesa, definiranje rizika i mjera za njihovo minimaliziranje, njihovo povezivanje s finansijskim rezultatima, strateškim ciljevima, ali koje su pored toga, angažirale vanjsku kompaniju radi povezivanja svih elemenata s ranije prikazane slike kroz adekvatno IT rješenje. Navedeno omogućava upravljačkoj strukturi sveobuhvatan pregled i lako upravljanje svim podacima, njihove izmjene i dopune, a posebno je važno dobiti određene informacije i izvještaje radi donošenja kvalitetnih poslovnih odluka.

Postoje također kompanije koje na primjeru jedne lokalne jedinice dalje samo prodaju jedan te isti proizvod ostalim lokalnim jedinicama, pri tome ne ulazeći u analizu kako funkcionira pojedina lokalna jedinica i koje specifične probleme ima u upravljanju prihodima, rashodima, imovini i obavezama.

Na ovom tržištu u posljednje vrijeme također su prisutne i komercijalne revizorske kompanije kojima je osnovna djelatnost obavljanje revizija finansijskih izvještaja. Međutim, pokazalo se da također na razvoj ovog sistema gledaju parcijalno, da nemaju razvijene IT alate za sveobuhvatan pristup, a i upitna je njihova neovisnost u obavljanju revizije finansijskih izvještaja u onim institucijama ili njihovim društvima gdje su ujedno bili i tvrtka koja je angažirana na uvođenju i razvoju sistema finansijskog upravljanja i unutrašnjih kontrola.

Zaključak

Niti jedna kompanija ne može pomoći u uspješnoj implementaciji ovog sistema bez angažiranja svih zaposlenika institucije koji će dati sve potrebne inpute i ukazati na specifične probleme u instituciji. S druge strane, ako institucija zaista želi da pametno uloži novac koji će dati nekoj vanjskoj kompaniji u cilju razvoja ovog sistema onda je preporučljivo angažirati specijalizirane kompanije koje imaju razvijene (ali i dalje razvijaju) praktične IT alate za strateško planiranje, poslovne procese, upravljanje rizicima te njihovo povezivanje s budžetom. Ovo je neophodno jer je i intencija Evropske komisije da od zemalja kandidatkinja odnosno potencijalnih kandidatkinja traži da svi ovi elementi budu međusobno povezani.